Rhenus Logistics
Mehr Durchblick bei den IT-Service-Kosten
Dabei erfolgt das Management komplexer Supply Chains und innovativer Mehrwertdienste über die drei Geschäftsbereiche Contract Logistics, Freight Logistics sowie Port Logistics. Als Anbieter von maßgeschneiderten Komplettlösungen übernimmt Rhenus zudem eine breite Palette von Aufgaben, wie beispielsweise die Bereitstellung von Montageflächen für den Anlagenbau oder intermodale Containerlogistik-Services.
Rhenus Freight Network GmbH startet mit integriertem IT Finance Management durch
Versorgungsengpässe, Produktionsstopps, leergefegte Läden: Die Corona-Pandemie hat 2020 eindrücklich gezeigt, wie wichtig die reibungslose Organisation internationaler Warenströme für Wirtschaft und Verbraucher ist. Logistikdienstleister wie Rhenus Logistics schaffen dafür die Grundlage: Sie beliefern Supermärkte mit frischer Ware, versorgen Fertigungsunternehmen mit benötigten Komponenten und bringen neue Kühlschränke, Wasch- und Spülmaschinen direkt zum Endkunden.
Der Rhenus Geschäftsbereich Freight Logistics ist innerhalb der Rhenus-Gruppe aber nicht nur für den Gütertransport auf Straßen und Schienen, zu Wasser oder in der Luft zuständig, sondern übernimmt beispielsweise auch Zollformalitäten sowie auf den einzelnen Kunden abgestimmte Supply-Chain Lösungen. Die zahlreichen Niederlassungen in Europa, Asien-Pazifik, Nord- und Südamerika sowie im Nahen Osten und Afrika kümmern sich darum, dass der weltweite Warentransport ungebremst vonstattengeht.
Komplexe Verrechnungsprozesse vereinfacht
Das technologische Fundament dafür liefert die Rhenus Freight Network GmbH. Als Shared Service Center entwickelt das Unternehmen standardisierte Softwarelösungen für die Steuerung, Optimierung und Kontrolle der Rhenus-Transportprozesse. "Die Zielvorgabe dabei lautet stets, agile und kundenorientierte Lösungen zu finden sowie neue Anforderungen best- und schnellstmöglich für das Business umzusetzen", erklärt Prokurist Hauke Beenders. Dabei kümmern wir uns um den kompletten Lifecycle unserer Lösungen inklusive des Anwendersupports in der Rhenus Transportsparte." Der IT-Dienstleister betreibt eine Vielzahl von Spezial-Anwendungen für Rhenus Freight Logistics und stellt sein breites Service- und Projektportfolio rund 200 internen Kunden monatlich in Rechnung.
Das ist allerdings leichter gesagt als getan: Zuerst müssen die Entwicklungs-, Administrations- und Supportkosten ebenso wie die Verbrauchsdaten den jeweiligen Anwendungen und Projekten zugeordnet und auf die Kunden und Geschäftsfelder Road und Air & Ocean verrechnet werden. Da im Konzern SAP eingesetzt wird, mussten die erzeugten Abrechnungsdaten für die Fakturierung anschließend in das Rhenus SAP-System übertragen werden.
Um diesen Prozess zu automatisieren und die Kostentransparenz für Management und Kunden gleichermaßen zu steigern, entschied Petra Finke, Global CIO der Rhenus Freight Logistics, das IT Financial Management beim IT-Dienstleister auf neue Beine zu stellen. Im Rahmen eines Auswahlprozesses evaluierte Rhenus verschiedene IT Financial Management Lösungen am Markt und entschied sich letztlich für netinsight von nicetec. "Die Lösung deckt alle unsere Prozessanforderungen bereits im Standard ab und punktet darüber hinaus mit sehr hoher Flexibilität", bringt die IT-Chefin wichtige Entscheidungskriterien auf den Punkt.
Heute trägt netinsight im Shared Service Center der Rhenus Freight Logistics zu einem straffen und transparenten IT Financial Management bei. Routine-Arbeiten wie die Erstellung der Monatsabrechnung sowie die anschließende Verbuchung in SAP laufen inzwischen vollautomatisch. "Aufgaben, die früher zwei bis drei Arbeitstage pro Monat in Anspruch genommen haben, erledigen wir nun innerhalb weniger Stunden", berichtet Berrit Lambardt, Controllerin bei der Rhenus Freight Network GmbH.
Durch die weitreichende Prozessautomatisierung konnten gleichzeitig die Qualität gesteigert und die Fehlerrate auf ein Minimum reduziert werden. Wo früher die Excel-basierte Leistungsverrechnung den Blick aufs Wesentliche versperrte, schafft die nicetec-Plattform jetzt maximale Transparenz. "Sämtliche Verrechnungen erfolgen regelbasiert, Formel- und Übertragungsfehler sind Schnee von gestern", freut sich Lambardt. Auch der Monatsabschluss ist mithilfe der neuen Lösung nun im Handumdrehen erstellt.
Kostentransparenz erleichtert Budgetverhandlungen
Neben Berichtswesen und Leistungsverrechnung setzt Rhenus Freight Network die nicetec-Software auch für Simulationen, Forecasts und Budgetierung ein. "Das war für uns einer der zentralen Gründe für die Implementierung der Lösung", erklärt Beenders. Denn in der Vergangenheit gestalteten sich die Planungsprozesse rund um Kosten und Budgets enorm aufwendig und komplex. Schließlich musten benötigte Informationen manuell aus unterschiedlichsten Datenquellen zusammengetragen und mit hohem Aufwand sowie einer Vielzahl von Excel Spreadsheets konsolidiert und aufbereitet werden.
Im Bereich IT-Controlling gab es ebenfalls deutliches Optimierungspotenzial: Denn sämtliche IT-Service-Kosten wurden im SAP-System auf Sammelobjekte gebucht, eine detaillierte Auswertung der unterschiedlichen Sachverhalte war dadurch kaum möglich. Die unzureichende Transparenz erschwerte nicht nur das aktive Management der Kosten und die gezielte Weiterentwicklung des Serviceportfolios. Sie gab bei den Budgetverhandlungen und der Leistungsverrechnung auch immer wieder Anlass zu Diskussionen: "Management und interne Kunden möchten wissen, wofür welche Kosten anfallen und wie unsere Verrechnungspreise im Detail zusammengesetzt sind", erklärt Beenders. Durch den Einsatz von netinsight lassen sich die Daten nun auf Knopfdruck detailliert nach verschiedenen Dimensionen filtern und reporten. Das reduziert Reibungsverluste und verschafft dem IT-Dienstleister eine fundierte Grundlage für die eigene Geschäftsentwicklung. "Dank netinsight können wir nun laufend nachvollziehen, ob unsere Service- und Projektteams kostendeckend arbeiten oder wir gegebenenfalls nachjustieren müssen."
Ordnung in den Datendschungel gebracht
Im Rahmen der Einführung der Lösung waren durch Rhenus Freight Network einige Vorarbeiten zu erledigen. "Wir mussten Ordnung in unseren Datenbestand bringen, neue Strukturen aufbauen und die Qualität der Daten verbessern", erzählt Controllerin Berrit Lambardt. Danach lief dann alles wie am Schnürchen: Innerhalb weniger Monate brachte das Projektteam die neue Lösung an den Start.
Seitdem ist netinsight aus dem Arbeitsalltag des IT-Dienstleisters nicht mehr fortzudenken: Dank der integrierten Planungs- und Kalkulationsfunktionen lassen sich Soll und Ist auf Knopfdruck vergleichen, unterjährige Forecasts im Handumdrehen erstellen, Service-Preise kostendeckend und nachvollziehbar kalkulieren und verrechnen. Mengendaten über die Servicenutzung sowie Kostendaten werden automatisch aus vorgeschalteten Anwendungen übernommen. Das ermöglicht ein Berichtswesen auf Produktebene, aus dem sich die Profitabilität einzelner Leistungen detailliert erkennen lässt. Kein Vergleich zum manuellen Berichtswesen der Vergangenheit: "Je länger ich mit der Lösung arbeite, desto mehr begeistert sie mich", schwärmt Beenders. "netinsight bietet wirklich alles, was man für die Steuerung einer komplexen Service-Organisation benötigt.".
Weiterentwicklung der Lösung geplant
Dabei sei das Gesamtpotenzial der Plattform längst noch nicht ausgeschöpft. "Da geht noch viel mehr, daran arbeiten wir", sagt Lambardt. So sei z.B. geplant, bisher noch getrennt über andere Systeme laufende Abrechnungen in netinsight zu konsolidieren, um so eine Gesamtrechnung für den Kunden zu erstellen. Darüber hinaus führt Rhenus die Lösung an weiteren IT-Standorten des Konzerns in Asien und den Niederlanden ein.
Allzu großes Kopfzerbrechen bereitet der Ausbau den Verantwortlichen dabei nicht - auch, weil der Support durch den Hersteller nicetec nichts zu wünschen übriglässt. "Die Berater haben viel Projekterfahrung und verstehen, was uns antreibt", lobt Beenders. "Unsere Ansprechpartner sind jederzeit für uns erreichbar und unterstützen uns aktiv beim Erreichen unserer Ziele." Nach dem Go-Live und der Hypercare Phase hat sich der Supportbedarf durch den Hersteller inzwischen auf ein Minimum reduziert. Neue Anforderungen setzt das Rhenus Team nun selbst und mit links um. Optimale Voraussetzungen für reibungslose Verrechnungsprozesse und transparente IT-Service-Kosten.
Die Rhenus-Gruppe ist ein weltweit operierender Logistikdienstleister mit einem Umsatz von 5,4 Milliarden Euro. Mit mehr als 33.500 Beschäftigten ist Rhenus an über 820 Standorten präsent. Dabei erfolgt das Management komplexer Supply Chains und innovativer Mehrwertdienste über die drei Geschäftsbereiche Contract Logistics, Freight Logistics sowie Port Logistics. Als Anbieter von maßgeschneiderten Komplettlösungen übernimmt Rhenus zudem eine breite Palette von Aufgaben, wie beispielsweise die Bereitstellung von Montageflächen für den Anlagenbau oder intermodale Containerlogistik-Services.
