Freudenberg
nicetec netinsight - Einführung eines weltweit einheitlichen IT Finance Managements bei Freudenberg Sealing Technologies
2013 wurde die IT-Abteilung des größten der weltweit 11 Geschäftsgruppen von Freudenberg global aufgestellt und es entstand die Notwendigkeit, die Kosten weltweit zu erfassen, einheitlich zu berichten und auf die angebotenen Leistungen zu verteilen, um diese geeignet abzurechnen. Außerdem wollte man die Transparenz erhöhen und so auch aus der "leidigen Diskussion, dass die IT zu teuer ist" herauskommen.
Erhöhte Transparenz und weltweite Kostenerfassung
Meistens unsichtbar, aber immer unverzichtbar, sind die Produkte und Lösungen von Freudenberg Sealing Technologies in Weinheim. Das Unternehmen ist Zulieferer sowie Entwicklungs- und Servicepartner für die weltweite Automobilindustrie und die zivile Luftfahrt. Aber auch der Maschinen- und Schiffsbau, die Lebensmittel- und Pharmaindustrie, die Windenergiebranche, die Bahnen und viele weitere Wirtschaftsbereiche zählen zu den Kunden. Ausgehend von dem ab 1929 bei Freudenberg entwickelten Simmering entstand ein breites, kontinuierlich ergänztes Sortiment an Dichtungen. 1997 kam mit dem Encoder ein integriertes Sensorsystem für das Auto auf den Markt, das die Drehzahlinformation zur Steuerung eines Brems- oder Motormanagement-Systems verwendet.
Seit 2008 ist die IT Abteilung des größten der weltweit 11 Geschäftsgruppen von Freudenberg, die beispielsweise auch Halshaltsprodukte herstellt und Software- und IT-Lösungen anbietet, europaweit organisiert. "2013 wurde unsere IT dann global aufgestellt und es entstand die Notwendigkeit, die Kosten weltweit zu erfassen, einheitlich zu berichten und auf die angebotenen Leistungen zu verteilen, um diese geeignet abzurechnen", erinnert sich George Molchan, Global Head of IT und CIO bei der Freudenberg Sealing Technologies in Weinheim an der Bergstraße. Außerdem wollte man die Transparenz erhöhen und so auch aus der "leidigen Diskussion, dass die IT zu teuer ist" herauskommen.
Ablösung der manuellen Planung der IT-Budgets
Deshalb wurde ein Servicekatalog erarbeitet, der für die internen Kunden die angebotenen Dienstleistungen der globalen IT-Abteilung auflistet. In diesem Zusammenhang wurde dann auch nach einem Tool für die Preisermittlung und das Reporting gesucht. Es sollte die Prozesse rund um das IT-Kosten-Management verschlanken und weitestgehend automatisieren - und das weltweit. Ziel war es, die Planung der lokalen IT-Budgets zu professionalisieren und die zuvor üblichen manuellen Abläufe mit Excel-Tabellen und E-Mails abzulösen, die zuvor hin- und hergeschickt werden mussten.
Da man sich bei Freudenberg Sealing Technologies nicht sicher war, ob es eine solche umfassende Software am Markt überhaupt gibt, wurde nach einem Anbieter für eine Teststellung gesucht. Drei Monate lang sollte in einem "Proof of Concept" gezeigt werden, ob die gewünschten Anforderungen abgedeckt werden können und eine Umstellung von Kostenstellen auf Verrechnungspreise damit möglich ist. Von den angefragten fünf Anbietern mussten einige gleich wegen des geplanten weltweiten Einsatzes passen, andere waren nicht zu dem geforderten unverbindlichen Test bereit.
Ausgewählt wurde schließlich nicetec mit der IT-Finance-Management-Lösung netinsight. "Das war inhaltlich und finanziell das attraktivste Angebot", sagt Kerstin Zeeb, Head of IT Services & Governance. Außerdem gefiel ihr das professionelle und pragmatische Herangehen von nicetec, das gut zur Arbeitsweise der Verantwortlichen bei Freudenberg Sealing Technologies passte. In dem Familienkonzern wird großer Wert auf "Unternehmertum" gelegt. Die einzelnen Gesellschaften der Gruppe haben die Eigenverantwortung für ihre Ergebnisse und auch ein aktives Management der IT-Kosten wird dadurch belohnt. Das Tool sollte deshalt auch dabei helfen, die relevanten Fragen zu stellen, um auf dieser Grundlage die richtigen Managemententscheidungen treffen zu können.
Als am Ende der Testphase der "Proof of Concept" vor der Geschäftsführung des Unternehmens präsentiert wurde, zeigte sich diese auf Anhieb von dessen Konzept und den bereits umgesetzten Funktionalitäten überzeugt. "Denn der Mehrwert für alle Beteiligten war sofort ersichtlich", betont Molchan. Vor allem das einheitliche Reporting der IT-Kosten trotz unterschiedlicher Systeme und Strukturen, die dahinterliegen, beeindruckte.
Aber auch das Self-Service-Portal, über das Controller und IT-Verantwortliche in den Tochtergesellschaften weltweit sofortigen Zugriff auf laufende Verträge, installierte Hardware, Produktkatalog und Preislisten haben, war ein großer Pluspunkt. Dieser "Single Point of Truth", an dem an einem einzigen Ort alle Informationen zusammenlaufen, bietet einen stets akteullen Überblick und ein hohes Maß an Transparenz.
Abrechnung von IT-Leistungen nach Verbrauch
Die Möglichkeit, verschiedene Währungen in einem Budgetplan zu mischen und Preise für Leistungen sowohl in Euro und Dollar darzustellen, spielte für das global agierende Unternehmen eine wichtige Rolle. "Standardmäßig bietet netinsight bereits eine Multi-Currency-Funktion, mit der man verschiedene Pläne in jeweils unterschiedlichen Währungen erstellen kann. Die bestehende Funktionalität haben wir dann im Projekt entlang einer besonderen Anforderung von Freudenberg Sealing Technologies so erweitert, dass jetzt auch die Nutzung von unterschiedlichen Währungen in nur einem einzigen Plan möglich ist", berichtet nicetec Geschäftsführer Ralf Meyer. Gleiches gilt für den "Own Cost Prozess", über den die Budgetplanung webgestützt erheblich komfortabler und schneller abgewickelt werden kann.
Die modular aufgebaute IT-Finance-Management-Lösung netinsight, die mit über 220.000 Lizenzen in Deutschland zu den erfolgreichsten Standardplattformen für IT-Controling, IT-Leistungsverrechnung und das Finanz-Management von Unternehmen zählt, stellt für alle möglichen Szenarien die entsprechenden Komponenten zur Verfügung. Die Basis bildet das IT-Financial-Controlling-Modul (ITFM) als leistungsfähige Planungs- und Kalkulationslösung (Kosten-/Leistungsrechnung).
Erhebliche Komplexitätsreduktion
Nahtlos damit integriert sind weitere Elemente aus der IT-Leistungsverrechnung wie SLA-/Vertragsmanagement, Produktkatalog, Angebotsverwaltung, verursachergerecht erfasste Abnahmen von IT-Leistungen sowie die Ergebnisse der IT-Leistungsverrechnung in Form von Kosten und Erlösen. Dazu kommen verschiedene Kollektoren und Schnittstellen zur Integration beliebiger Datenquellen, Reportingtools und das Web-Portal für den Kunden-Selfservice. "Sämtliche IT-Finanz-Funktionalitäten lassen sich damit zentral abbilden, was eine erhebliche Komplexitätsreduktion zur Folge hat", sagt Ralf Meyer.
So können damit Planung und Kalkulation, Soll-Ist-Vergleiche oder Simulationen ebenso erfolgen wie eine verursachergerechte Leistungsverrechnung im Zusammenspiel mit SAP-Systemen. Für Freudenberg Sealing Technologies ist es besonders wichtig, bestimmte Leistungen künftig nach Verbrauch abzurechnen - etwa die zahlungspflichtige Bearbeitung von Tickets oder Anzahl von Geräten, die der jeweilige Bereich im Einsatz hat.
Komfortables Reporting versachlicht Diskussion über IT-Kosten
Die verursachergerechte Weiterbelastung der Kosten läuft - einmal eingerichtet - über Service-Katalog und Service-Preise völlig automatisiert ab, genauso wie die Erfassung von Verbrauchsdaten und deren Zuordnung zu Services und Kunden. Dabei unterstüzt netinsight beliebige Verrechnungsverfahren - sowohl bei der vertragsbasierten Abrechnung als auch bei der nutzungsabhängigen Verrechnung. Die Abrechnung der Service-Inanspruchnahme erfolgt verursachergerecht, individuell und hochflexibel auch über Landes- und Währungsgrenzen hinweg und gesetzeskonform.
Mit dem Modul "IT-Leistungsverrechnung" ist die Lösung in der Lage, auch extrem große Transaktionsmengen in kürzester Zeit aus den operativen IT-Systemen, unternehmensweiten Sprach- und Daten-Netzen oder z.B. Asset-Management-Systemen, entgegenzunehmen, im Prozess der Leistungsverrechnung aufzubereiten und an die Kostenstellen im Unternehmen verursachergerecht zu verrechnen. "Die Controller in den Tochtergesellschaften erfahren dadurch aktuell und im Detail, welche Leistungen gerade verbraucht werden und was dafür zu zahlen ist", blickt Kerstin Zeeb in die Zukunft.
Durch die saubere Darstellung der Leistungen könne eine sachlichere Diskussion über die IT-Kosten geführt werden. Das gelte ebenfalls für die Investitionen. Etwa wenn ein Unternehmensbereich neue Drucker anschaffen wolle. Da er dafür ganz konkret bezahlen müsse und nicht über eine Umlage allgemein an den IT-Kosten beteiligt werde, entstehe ein Nachdenken über Notwendigkeit und Mehrwert einer solchen Ausgabe. Kerstin Zeeb: "Wichtig ist für die Geschäftsbereiche insbesondere das Gefühl, die eigenen IT-Kosten beeinflussen zu können".
Dazu trägt auch das leistungsfähige Reporting mit Hilfe von netinsight bei. Mussten früher für die regelmäßigen IT-Finance-Meetings im Unternehmen, bei denen die Budgetkontrolle stattfindet, händisch, und somit aufwändig, die benötigten Informationen aus verschiedenen Datenbanken und Systemen extrahiert und in Excel-Tabellen und Powerpoint-Präsentationen aufbereitet werden, genügt jetzt ein Knopfdruck. Ohne manuelles Vor- und Nachbereiten liefert das Reporting-Tool der Software heute grafisch aufbereitete Berichte und Budgetpläne - auf Wunsch auch im historischen Vergleich.
Arbeitserleichterung und Kostensenkung
"Bei unserem Modul Reporting & Analyse handelt es sich um eine komplett ausgestattete, vollwertige Business Intelligence Lösung", betont Ralf Meyer. Mit ihr können webbasiert vorbereitete, individuell gestaltete Berichte auf Basis aktueller Daten von entsprechend autorisierten Personen in Echtzeit abgerufen oder komplett neue Berichte und Adhoc-Abfragen und -Analysen erstellt und an Kollegen und Kunden publiziert werden. Die Berichte lassen sich dabei auch zeitgesteuert aktualisieren und an Empfängergruppen automatisch per E-Mail als pdf-Dokument oder Excel-Tabelle versenden.
Nachdem der "Proof of Concept" seine Leistungsfähigkeit unter Beweis gestellt hatte, begann bei Freudenberg Sealing Technologies die Umsetzungsphase. Ein "Mini-Projektteam" unter Leitung von Kerstin Zeeb schaffte es sehr schnell, mit dem neuen Werkzeug bereits die globale IT-Planung für das Jahr 2014 durchzuführen. Schrittweise wurden dann weitere Funktionalitäten hinzugefügt und alle notwendigen Daten in das System übernommen. "Das Feedback der Nutzer ist sehr positiv, da sie die Arbeitserleichterung merken", sagt die Projektleiterin. Gleichzeitig werden durch die Automatisierung Fehlerquellen reduziert und der Durchführungsaufwand verringert sich.
Doch der Haupteffekt wird längerfristig vor allem durch die gestiegene Transparenz erzielt, die zu mehr Kostensensibilität führt. Insbesondere die verursachergerechte Verrechnung von IT-Leistungen zieht ein verändertes Nutzungsverhalten nach sich und senkt dadurch "ganz nebenbei" für das gesamte Unternehmen die IT-Kosten ungenutzter oder nicht wertschöpfender Leistungen. Heute, so Kerstin Zeeb, sei ein Hilfsmittel vorhanden, das es in dieser Form vorher nicht gegeben habe: "Wir hätten diese Aufgaben vielleicht auch mit SAP Business Warehouse lösen können, aber das wäre bei den Anforderungen ein sehr großes und komplexes Entwicklungsprojekt mit entsprechenden Kosten geworden. Stattdessen auf eine flexible Standardlösung mit Support durch den Hersteller zu setzen, war für uns die beste Entscheidung".
Freudenberg Sealing Technologies mit einem Umsatz von rund 2 Mrd. Euro beschäftigt weltweit rund 17.000 Mitarbeiter. 2013 wurde die IT-Abteilung des größten der weltweit 11 Geschäftsgruppen von Freudenberg global aufgestellt und es entstand die Notwendigkeit, die Kosten weltweit zu erfassen, einheitlich zu berichten und auf die angebotenen Leistungen zu verteilen, um diese geeignet abzurechnen. Außerdem wollte man die Transparenz erhöhen und so auch aus der "leidigen Diskussion, dass die IT zu teuer ist" herauskommen.
