ElringKlinger
nicetec insightpro – Von mühsam zu mühelos: Transfer Pricing auf Knopfdruck
Über ElringKlinger
Als weltweit aufgestellter, unabhängiger Zulieferer ist die ElringKlinger‐Gruppe ein starker und verlässlicher Partner der Automobilindustrie. Ob Pkw oder Nkw, ob Elektromotor, Hybridtechnik oder Verbrennungsmotor, der Konzern bietet für alle Antriebsarten innovative Produktlösungen und trägt so zu nachhaltiger Mobilität bei. Schon frühzeitig hat sich ElringKlinger als Spezialist für Elektromobilität positioniert – mit zukunftsweisender Batterie‐ und Brennstoffzellentechnologie, elektrischen Antriebseinheiten sowie dazugehörigen Komponenten und Baugruppen, darunter Kunststoffgehäuse sowie metallische Stanz‐ und Formteile. Maßgeschneiderte Leichtbaukonzepte reduzieren das Fahrzeuggewicht, wodurch sich bei Elektrofahrzeugen die Reichweite erhöht und bei Diesel‐ oder Ottomotoren der Kraftstoffverbrauch samt CO2‐Ausstoß verringert. Weltweit engagieren sich innerhalb des Konzerns rund 9.500 Mitarbeiter an 45 Standorten.
ElringKlinger reduziert durch automatisierte Intercompany‐Verrechnung
manuellen Aufwand und Steuerrisiken
Alternative Antriebstechnologien, Leichtbaukonzepte, Nachhaltigkeit und Klimaschutz: Die Mobilitätswende hat in den vergangenen Jahren rasant an Fahrt gewonnen. Das bekommen vor allem Automobilzulieferer zu spüren. Um dauerhaft zu überleben, müssen sie ihre Geschäftsmodelle grundlegend neu ausrichten.
Für die ElringKlinger AG ist das kein Problem. Der global aufgestellte Zulieferer hat die Zeichen der Zeit bereits frühzeitig erkannt und sich entsprechend aufgestellt: Hatte sich der vor mehr als 140 Jahren als „Handelshaus für technische Produkte“ gegründete Konzern ursprünglich vor allem einen Namen als Top‐Lieferant erstklassiger Dichtungen für Zylinderkopf & Co. gemacht, bekannte sich ElringKlinger schon früh zu den neuen Technologien: Schon vor 20 Jahren baute das Unternehmen erste Brennstoffzellen‐Kompetenzen auf. Seit über 10 Jahren ist ElringKlinger Serienlieferant in der Batterietechnologie. Maßgeschneiderte Leichtbauteile von ElringKlinger sind im gesamten Fahrzeug einsetzbar. Und das ist längst noch nicht alles. Denn ElringKlinger mischt auch in anderen Branchen kräftig mit: Komponenten und Systeme des Konzerns findet man im Schienenverkehr ebenso wie in Luftfahrt, Energieversorgung und Medizintechnik sowie im Chemie‐ und Apparatebau. Systemkompetenz heißt Vorreiter zu sein, Freiräume zu schaffen und Ziele schneller zu erreichen – so lauten wichtige Erfolgsfaktoren von ElringKlinger.
Von der „Mutter aller Spreadsheets“ zur vollautomatischen Verrechnung
All das erledigten Martin Lang und seine Kollegen früher mithilfe manueller Prozesse und umfangreicher Excel‐Spreadsheets. „Wir nannten es die Mutter aller Exceltabellen“, erinnert sich Lang. „Um hier den Durchblick zu behalten, war ein hoher Zeit‐ und Arbeitsaufwand notwendig.“ Genauso aufwändig gestaltete sich die Bearbeitung: Schon kleine Änderungen, wie das Ergänzen einer neuen Zahl oder Spalte, erforderte ein enormes Maß an Fingerspitzengefühl, Konzentration und Sorgfalt. „Insofern war es ein immenser Arbeitsaufwand, das Umlage‐Excel‐Sheet stets akkurat und fehlerfrei zu führen und z. B. neue Services oder Kostenstellen einzupflegen“, erklärt der Steuerreferent. Um dem eigenen Qualitätsanspruch stets gerecht zu werden, nahm auch die Verprobung erforderlicher Anpassungen entsprechend viel Zeit in Anspruch.
Auf der Suche nach einer Standardlösung, die den gesamten Transfer Pricing Prozess für Shared Services abbildet und automatisiert, wurde ElringKlinger bei nicetec fündig. „Die Wirtschaftsprüfer von EY hatten uns auf insightpro aufmerksam gemacht – und wir waren schnell überzeugt, dass dies für uns genau die passende Software sein könnte“, erinnert sich Lang. Die nicetec‐Lösung bildet nicht nur relevante Wert‐ und Informationsflüsse durchgängig ab, sondern stellt auch Berechnungsgrundlagen und andere Parameter transparent dar und ermöglicht es dank großer Flexibilität, auch Änderungen der Organisationsstruktur und Verrechnungsregeln jederzeit abbilden zu können. „Dadurch lassen sich die Ergebnisse auch Jahre später mühelos nachvollziehen“, lobt der Verrechnungsexperte. Zudem wird insightpro nicht nur deutschem Steuerrecht, sondern auch internationalen Regelungen sowie den Richtlinien der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) gerecht. Als nicetec dann auch noch einen ersten Prototyp vorstellte, der die Verrechnungsprozesse von ElringKlinger eins zu eins abbildete, waren die Würfel gefallen.
Compliance‐Verstöße beim Transfer Pricing können teuer werden
Doch nicht nur auf dem Shopfloor stellt ElringKlinger seine Innovationskraft kontinuierlich unter Beweis. Auch bei innerbetrieblichen Abläufen hat der
Konzern seinen Daumen stets am Puls der Zeit. Im Kern geht es darum, Prozesse mithilfe moderner IT‐Lösungen effizienter und effektiver zu gestalten.
Ein Ansatzpunkt für die Digitalisierung im Tax Bereich ist oft die konzerninterne Serviceverrechnung im Transfer Pricing. Der regelkonforme und nachvollziehbare Umgang mit Verrechnungspreisen ist für international tätige Unternehmen längst nicht mehr Kür, sondern Pflicht: Wer die gesetzlichen Compliance‐Vorgaben nicht erfüllt, riskiert teure Steuerstrafzahlungen oder schlimmeres. „Die regelkonforme Verrechnung zentraler Servicefunktionen an unsere rund 40 internationalen Gesellschaften ist auch bei uns ein hoch komplexer Prozess“, erklärt Martin Lang, Steuerreferent Verrechnungspreise bei der ElringKlinger AG: Es gilt, leistungsabhängige zentrale Aufwendungen aus Buchhaltung, Logistik, Marketing oder IT detailliert zu ermitteln und den nutznießenden Gesellschaften im In‐ und Ausland regelmäßig verursachergerecht in Rechnung zu stellen. „Konkret verbuchen wir aktuell mehr als 80 innerbetriebliche Services auf 60 verschiedene Kostenstellen. Hinzu kommen noch die Leistungen aus den regionalen Service Centern“, verdeutlicht er. Und dies ist nicht die einzige Herausforderung. Denn die Verrechnungsgrundlagen müssen sich kontinuierlich an neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie veränderten Konzernstrukturen ausrichten. Zudem gilt es, mit der sich stetig ändernden Organisation mit neuen Einheiten und Leistungen Schritt zu halten.
Massiver Zeitgewinn beim Transfer Pricing
Anfang 2022 fiel der Startschuss für das Service‐Verrechnungs‐Projekt. Um die neue Lösung an den Start zu bringen, musste das Projektteam zunächst einige Herausforderungen meistern: Es galt, die erforderlichen Stammdaten zu adaptieren, die Weichen für eine automatisierte Anlieferung der entstehenden Kosten und Allokationsschlüssel zu stellen sowie das nahtlose Zusammenspiel von insightpro und dem SAP ERP‐System zu ermöglichen. „Dank dem tiefen Prozesswissen und der technischen Kompetenz der nicetec‐Berater haben wir die neue Lösung innerhalb weniger Monate ohne nennenswerte Zwischenfälle an den Start gebracht“, lobt der Verrechnungsreferent. Heute läuft das Operational Transfer Pricing bei ElringKlinger fast wie von selbst: Ein automatischer Prozess von ElringKlinger ermittelt im Controlling‐System angefallene Kosten pro Kostenstelle, bereitet sie auf und gibt die Ergebnisse automatisch an insightpro weiter.
Mithilfe vordefinierter Verteilmechanismen und Verrechnungsregeln verarbeitet insightpro die angelieferten Budget‐, Forecast‐, Hochrechnungs‐ und Ist‐Daten und übermittelt die endgültigen und genehmigten Abrechnungsergebnisse zur Abrechnung an das SAP‐Rechnungswesen. „Monatlich erstellen wir so rund 600 Intercompany‐Rechnungen auf Knopfdruck, manuelle Eingriffe bei der Shared Service Abrechnung sind dank insightpro inzwischen die absolute Ausnahme und nicht mehr die Regel“, freut sich Lang über den Zeitgewinn: „Beschäftigte ein Standardverrechnungslauf allein die Abrechnungsabteilung früher einen guten Tag, ist das Thema heute in fünf Minuten erledigt.“
Weitere Optimierungspotenziale anvisiert
Doch nicht nur deshalb rechnet sich die Investition aus seiner Sicht „Die Lösung ist intuitiv bedienbar, personenunabhängig und von der Kostenentstehung bis hin zur Verbuchung der Verrechnungspreise beim Service‐Empfänger komplett transparent“, verweist Lang. Das zahle sich nicht nur bei Steuer‐ und Betriebsprüfungen aus, sondern erleichtere auch die Abstimmung mit den Gesellschaften im Konzern. „Mittelfristig könnten zudem die zentralen Serviceeinheiten ihre Verrechnungsregeln über die Weboberfläche selbst im System hinterlegen“, blickt der Verrechnungsreferent in die Zukunft. Bei allen bereits erreichten Effizienzverbesserungen gibt es bei ElringKlinger noch weitere Ideen für Optimierungen – beispielsweise im Bereich Reporting oder Zinsverrechnung. Das bereitet Lang kein Kopfzerbrechen. „Ich bin sicher, dass wir mit insightpro weitere Optimierungspotenziale ebenfalls mühelos heben werden.“
Als weltweit aufgestellter, unabhängiger Zulieferer ist die ElringKlinger‐Gruppe ein starker und verlässlicher Partner der Automobilindustrie. Ob Pkw oder Nkw, ob Elektromotor, Hybridtechnik oder Verbrennungsmotor, der Konzern bietet für alle Antriebsarten innovative Produktlösungen und trägt so zu nachhaltiger Mobilität bei. Lesen Sie in dieser Case Study, welche Herausforderungen gelöst und welche Ziele im Projekt erreicht worden sind.
